VosFactures - AntiFraud Customized Invoices for WooCommerce

Plugin de Facturation Personnalisée Conforme Anti-Fraude. Création Automatique de Factures PDF, Personnalisation, Envoi par Email, Avoirs, Exports Comptables, Suivi du CA.

Création Automatique de Factures Personnalisées / Automatic Creation of Customized Invoices

The extension allows automatic creation of customized invoices for your orders by integrating your WooCommerce store with the multifunction invoicing software VosFactures.

It respects French Anti-Fraud VAT law and European GDPR.

The principle is simple :

1. Customize invoice template and content thanks to numerous options from your VosFactures account.
2. Choose when invoices should be generated : automatically after order is created, paid, processing or only manually.
3. Download PDF of invoices from your WooCommerce backend.
4. Email invoices to your clients automatically or manually.
5. Issue credit notes if needed.
6. Centralise, analyze, and export all your WooCommerce and non-WooCommerce sales data on your VosFactures account.

Indeed, you can, in addition, create invoices and estimates directly on your account VosFactures if you are selling outside of WooCommerce, while maintaining a continuous invoice numbering pattern.

Note that VosFactures is multilingual and multi-currency, and can be used for any type of sales, with or without tax, whether you are based in France or in another country.

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Plugin de Facturation Personnalisée Conforme Anti-Fraude.

L’extension permet de créer et d’envoyer automatiquement des factures personnalisées correspondant à vos commandes WooCommerce, en intégrant votre boutique WooCommerce avec le logiciel de facturation VosFactures.

VosFactures respecte la loi française Anti-Fraude sur la TVA et le RGPD européen.

Le fonctionnement est simple et accessible à tous :

1. Personnalisez le format des factures grâce aux options de personnalisation depuis votre compte VosFactures
2. Choisissez quand les factures des commandes doivent être générées : automatiquement une fois la commande créée, payée, ou en cours, ou manuellement.
3. Téléchargez en PDF les factures depuis le backend WooCommerce
4. Envoyez à vos clients par email les factures automatiquement ou manuellement (personnalisation et suivi des envois)
5. Créez des factures d’avoir si nécessaire.
6. Centralisez et analysez vos ventes WooCommerce et hors site web et facilitez le suivi comptable grâce à de nombreux rapports et exports intelligents depuis votre compte VosFactures.

En effet, vous pouvez aussi créer des factures et devis directement sur votre compte VosFactures si vous vendez en dehors de WooCommerce, tout en maintenant une numérotation continue des factures.

Notez que VosFactures est multilingue et multi-devises et peut être utilisé pour tout type de vente, avec ou sans taxe, que vous soyez basé en France ou dans un autre pays.

Options de configuration :

In english :

Onglet de Facturation ajouté sur chaque commande :

Customization of invoices / Personnalisation des Factures

Thanks to numerous options, you can easily personnalise the layout and content of your invoices. For example you can :

• Choose among 19 available templates or create your own template
• Customize invoice number pattern
• Add your Logo
• Include a stamp or signature
• Insert mention, terms of sales, and footer
• Define specific mentions added automatically according to sales type (export, EU sales…)
• Display or not free delivery costs
• Show reference, description, variable, and/or metadata of sold items
• Show Order notes and/or clients notes
• Display a total summary by tax rate

and many more options to discover !

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Personnalisez les factures de vos commandes grâce aux nombreuses options disponibles. Vous pouvez notamment :

• Choisir parmi 19 formats proposés ou créer votre propre modèle de facture
• Choisir le format de numérotation
• Ajouter votre logo
• Insérer un cachet ou une signature
• Indiquer des mentions spécifiques, CGV, bas de page
• Définissez des mentions automatiquement ajoutées selon le type de vente (export, intracom, …)
• Afficher ou non les frais de livraison gratuits
• Insérer la référence, description, métadonnée, et/ou variable des produits/services commandés
• Afficher ou non les notes de commandes et/ou notes clients facultatives
• Inclure un résumé des totaux par taxe

et bien d’autres option d’affichage à découvrir !

Automatic creation of invoices / Création automatique de factures

The extension can automatically create the invoice of each order. The invoice includes all the details of the order.

In addition you can choose when to issue invoices :

• Automatically at each order created
• Automatically when order has status “completed” (paid)
• Automatically when order has status “processing”
• Manually only

After that, the invoices will be available on your WooCommerce backend as well on your VosFactures account.

Subsequently you will be able to view, edit, print, download or email invoices to your customers.

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L’extension crée automatiquement la facture correspondante à chaque commande, reprenant fidèlement les données de la vente.

En plus vous pouvez choisir quand les factures doivent être générées :

• Automatiquement une fois la commande créée
• Automatiquement une fois la commande “terminée”
• Automatiquement une fois la commande “en cours”
• Uniquement manuellement

Ensuite les factures seront accessibles depuis votre back office WooCommerce et sur votre compte VosFactures.

Vous pourrez visualiser, modifier, imprimer, télécharger, ou envoyer par email les factures à vos clients.

PDF download of invoices / Téléchargement PDF des factures

You can view and download in PDF the invoice directly from your WooCommerce back end. In addition there is a link to view invoice on your VosFactures account.

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Vous pouvez visualiser et télécharger en PDF la facture de chaque commande sur votre back office WooCommerce. Il y aussi un lien “Afficher la facture sur le compte VosFactures”.

Email sending of invoices / Envoi par Email des factures

You can choose to email automatically or manually PDF invoices to your customers.

In addition, customization options from your VosFactures account allow you to :

• Add email address in copy or hidden copy
• Choose sending method
• Customize email content and title
• Verify email send status

You can read more here.

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Vous pouvez choisir d’envoyer automatiquement ou manuellement les factures PDF par email à vos clients.

De plus, les options de personnalisation de votre compte VosFactures vous permettent de :

• Ajouter une adresse en copie ou en copie cachée
• Choisir le mode d’envoi
• Personnaliser le titre et texte des emails
• Vérifier l’état de l’envoi

Vous pouvez en savoir plus ici.

One-click manual invoice creation / Création manuelle des factures

If you need, you can issue with a simple click an invoice manually directly from your WooCommerce Back office from an order page, or in bulk by selecting several orders from the list. This is useful for example in case of:

• WooCommerce orders created prior to installation of the extension,
• Disabling of the automatic invoice creation.

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Si besoin, vous pouvez facturer manuellement des commandes WooCommerce avec un simple clic depuis le backend, depuis la page d’une commande ou en sélectionnant plusieurs commandes depuis la liste. Le plugin génèrera les factures correspondantes. Cela est utile par exemple pour :

• Les commandes antérieures à l’installation du plugin,
• Si vous décidez de désactiver la création automatique de facture.

One-click Credit note / Factures d’avoir

You can create directly from your WooCommerce backend a partial or total correction invoice on your VosFactures account, then send or download its PDF.

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Vous pouvez facilement créer une facture d’avoir partiel ou total sur VosFactures depuis votre back end WooCommerce, puis la télécharger ou l’envoyer à votre client.

Any type of sale / Tout type de vente

The plugin is compatible with client orders :

• In many countries and languages : French, English, Spanish…
• Of any nature : merchandise or services
• Of any currency
• Net or gross – with or without tax (inc. several tax rates)
• With discount or not
• Without or with shipping costs

An option allows you to identify automatically invoices eligible to OSS (B2C sales with buyer VAT rate).

VosFactures extension is compatible with :

• orders generated from your online website,
• orders created manually by you directly on your backend
• orders created automatically by the extension WooCommerce Subscriptions.
• orders generated from POS extension
• orders with the Moroccan clients field “ICE“
• Visual Product Configurator plugin
• Sequential Order Numbers plugin
• Yith Sequential Order Number plugin
• WooCommerce EU VAT Number plugin
• PW Gift Cards plugin
• Product Bundles plugin

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L’extension VosFactures est compatible avec des commandes :

• Avec ou sans réduction (coupon)
• Avec ou sans frais de livraison
• En HT ou TTC – avec ou sans taxe (y compris à différents taux)
• En n’importe quelle devise
• Dans de nombreux pays et langues : français, anglais, espagnol …
• De toute nature : marchandise ou service

Vous bénéficiez de la reconnaissance automatique des factures éligibles au OSS (ventes B2C avec TVA de l’acheteur) du logiciel.

Le plugin fonctionne avec :

• les commandes effectuées sur votre site internet
• les commandes créées manuellement depuis votre backend
• les commandes générées automatiquement par l’extension WooCommerce Subscriptions
• les commandes générées avec l’extension POS
• Visual Product Configurator
• Advanced Product Fields 
• Sequential Order Numbers
• Yith Sequential Order Number
• WooCommerce EU VAT Number
• WooCommerce EU VAT Number PRO
• PW Gift Cards
• WooCommerce Product Bundles
• ICE (Identifiant Commun des Entreprises) des clients marocains.
• WooCommerce HPOS

WooCommerce and Non-WooCommerce data / Centralisation des données

All your WooCommerce sales data are automatically saved and centralized on your VosFactures account : clients, sold items, invoices, credit notes.

Duplicate creation is avoided thanks to a smart recognition system.

More importantly you can also use your VosFactures account to issue invoices and other documents for your non-WooCommerce sales. For instance, you can issue estimates, client orders, or delivery notes.

Therefore you can centralize on the same interface the management of your online orders as well as sales outside of WooCommerce, while maintaining a continuous invoice numbering and central stock management.

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Toutes vos données WooCommerce sont automatiquement sauvegardées sur votre compte VosFactures : clients, produits/services, factures, factures d’avoir.

La création des doublons est évitée grâce à une système de reconnaissance intelligent.

Sachez que vous pouvez utiliser votre compte VosFactures pour vos ventes réalisées en dehors de WooCommerce et créer des devis, factures, acomptes, bons de commandes, ou même bons de livraisons.

Ainsi vous pouvez centraliser la gestion de vos commandes WooCommerce et hors WooCommerce dans une même interface, tout en gardant une numérotation continue et une gestion de stock unique.

Exports and Reporting / Exports et suivi comptables facilités

From your VosFactures account you will have access to different functions to better analyse your data. For instance :

• Accounting journals compatible with accounting software
• Expenses record
• Exports of your data: Excel, PDF, ZIP, JSON, XML
• Numerous financial reports: VAT, margin per product, VAT OSS per country …
• Online access by your accountant

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Depuis votre compte VosFactures, vous aurez accès aux fonctions de suivi et d’analyse de votre activité :

• Accès en ligne sécurisé par votre comptable
• Exports de vos données : Excel, PDF, ZIP, JSON, XML
• Nombreux rapports financiers : TVA, marge par produit, TVA OSS par pays …
• Journaux comptables compatibles avec les logiciels de comptabilité
• Registre des dépenses

French AntiFraud VAT Law / Conforme à la loi Anti-Fraude à la TVA

Are you based in France ? If so, the extension VosFactures complies with the Antifraud VAT law, which renders obligatory, since 2018, the conditions of inalterability, security, storage and archiving of sales data.

After signing up on VosFactures.fr you will receive the attestation of conformity.

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Votre E-commerce est basé en France ? L’extension VosFactures répond à la Loi “Anti-Fraude TVA” applicable depuis 2018 (Art 88, Loi 2015-1785, Loi des Finances 2016) qui rend obligatoire les conditions d’Inaltérabilité, Sécurisation, Conservation et Archivage des données en vue du contrôle par l’administration fiscale.

Une fois inscrit sur VosFactures, vous recevrez votre attestation de conformité. Le plugin VosFactures vous permet ainsi de gérer une Facturation Personnalisée Conforme Anti-Fraude.

GDPR / Conformité RGPD

VosFactures complies with the European General Data Protection Regulation (GDPR).

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VosFactures est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD).

Technical remarks / Notes techniques

• 30 days Free Trial of VosFactures
• Compatible from WooCommerce version 3.0
• Compatible also with following plugins :
  • WooCommerce Subscriptions
  • POS
  • Visual Product Configurator
  • Advanced Product Fields
  • Sequential Order Numbers
  • Yith Sequential Order Number
  • WooCommerce EU VAT Number
  • WooCommerce EU VAT Number Pro 
  • WPC Product Bundles
  • PW Gift Cards
  • WooCommerce HPOS
• Ability to create your own template using CCS and HTML.
• Choice of 19 pre-made invoice templates, customizable by CSS (font, colors…)
• Custom invoice number pattern
• Options to customize invoice sending (cc or cci, SMTP method, custom dynamic content..)
• Option of automatic pagination
• Ability to issue invoice in foreign language or in bilingual.
• Set-up JSON syntax option. For example :
  – “kind”: “estimate” to generate estimates instead of invoices.
  – “payment_to_kind”: “off” to hide due date on invoices.
  – “exchange_currency”: “USD” to automatically convert invoices to a currency.
• Useful for Merchants selling on and outside WooCommerce : possibility to create dedicated invoice category & department, and to choose continuous invoice numbering pattern.